Destacam-se as principais regras e recomendações a ter na criação e entrega de ficheiros em formato PDF no âmbito de processos em formato digital:
Todos os ficheiros PDF deverão ser entregues na sua forma nativa, sem recurso a qualquer tipo de agrupamento artificial, tal como anexos ou portfólios. A utilização de portfólios PDF recorre à tecnologia Flash e não é considerado um formato pdf padrão. Se o ficheiro em formato PDF contiver vários documentos, estes devem ser associados ao mesmo ficheiro em forma de páginas;
Quando os ficheiros em formato PDF não são produzidos diretamente a partir das aplicações (editores de texto, programas de desenho, etc.), nomeadamente quando são resultado da digitalização de documentos, é necessário ter particular cuidado com a dimensão do ficheiro. Nesse caso, e se não for possível produzir o ficheiro com um tamanho menor, existem inúmeras ferramentas disponível para proceder à compactação do ficheiro sem comprometer a sua qualidade.
